Nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kiểm soát TTHC, tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác này rút ngắn thời gian, giảm công sức và nâng cao hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ được giao, Bộ Tư pháp đã triển khai xây dựng thành công Hệ thống quản lý và đánh giá công tác kiểm soát TTHC (gọi tắt là Hệ thống). Trong quá trình xây dựng Hệ thống này, Bộ Tư pháp đã nhận được sự hỗ trợ tích cực từ WB, IFC và Công ty Cổ phần công nghệ DTT.

Chức năng báo cáo – rút ngắn thời gian báo cáo về công tác kiểm soát TTHC

Hệ thống đã tin học hóa toàn bộ các biểu mẫu báo cáo và cho phép tự động tổng hợp số liệu cũng như tính toán số liệu ước tính trong kỳ báo cáo. Đồng thời, Hệ thống cũng đã tích hợp mẫu báo cáo theo đề cương quy định. Như vậy, việc các cơ quan, đơn vị kiểm soát TTHC sử dụng chức năng này của Hệ thống sẽ giúp rút ngắn thời gian báo cáo về công tác kiểm soát TTHC một cách đáng kể và bảo đảm được tính chính xác của số liệu tổng hợp trên cơ sở số liệu gốc do các đơn vị báo cáo; các số liệu gốc khi nhập liệu cũng được kiểm tra tính logic một cách tự động trên hệ thống giúp cho chất lượng các báo cáo được nâng cao.

Đối với Cục Kiểm soát TTHC, Bộ Tư pháp, thay vì phải mất hàng tuần, thậm chí hàng tháng để tổng hợp số liệu từ các Bộ, ngành, địa phương cho 1 kỳ báo cáo khi sử dụng hình thức văn bản giấy như trước đây, nay nếu sử dụng Hệ thống này, Cục chỉ còn mất vài ngày để dự thảo báo cáo vì khi các Bộ, ngành, địa phương gửi báo cáo qua mạng.

Ngoài những tính năng phục vụ cho các đợt báo cáo định kỳ nêu trên, Hệ thống cũng cho phép tạo ra các đợt báo cáo đột xuất và tổng hợp theo yêu cầu. Các số liệu được lưu trữ lâu dài trong Hệ thống giúp cho việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kiểm soát TTHC trong khoảng thời gian dài hiệu quả hơn. 

Quản lý phản ánh kiến nghị - giúp chấn chỉnh đội ngũ cán bộ làm công tác tiếp nhận, giải quyết TTHC

Thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng, Phiếu tiếp nhận phản ánh, kiến nghị điện tử đã được thiết kế trên Hệ thống nhằm giúp các cá nhân, tổ chức có thể dễ dàng gửi phản ánh, kiến nghị của mình đến các cơ quan chức năng thông qua việc điền vào các Phiếu này trên mạng. Hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu có liên quan từ Phiếu tiếp nhận điện tử hoặc số liệu do các Phòng Kiểm soát TTHC nhập (đối với trường hợp phản ánh kiến nghị không thực hiện qua Phiếu tiếp nhận điện tử của Hệ thống) để hình thành nên “cơ sở dữ liệu điện tử các phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính”. Đây là những dữ liệu quan trọng, cho phép phân loại theo các tiêu chí khác nhau phục vụ công tác rà soát, đánh giá và xây dựng mới các quy định hành chính, đồng thời, là nguồn thông tin giúp cho các cơ quan hành chính nhà nước chấn chỉnh đội ngũ cán bộ, công chức trong công tác tiếp nhận và giải quyết TTHC cho các cá nhân, tổ chức. 

Chấm điểm - nhằm đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ kiểm soát TTHC

Nhằm đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ kiểm soát TTHC của các bộ, ngành, địa phương trên cơ sở chấm điểm, Hệ thống đã thiết kế bảng đánh giá tổng hợp chung với tập hợp các tiêu chí thống nhất, đồng bộ, bao quát hầu hết nhiệm vụ kiểm soát TTHC và phù hợp với hệ thống các tiêu chí đánh giá về cải cách TTHC trong chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) do Bộ Nội vụ ban hành cũng như các tiêu chí đánh giá về kiểm soát TTHC trong Bảng tiêu chí chấm điểm thi đua và xếp hạng các Sở Tư pháp do Bộ Tư pháp ban hành. Như vậy, thay vì việc đánh giá định tính chung chung như trước đây, chức năng đánh giá của Hệ thống sẽ giúp các Bộ, ngành, địa phương xác định được mức độ hoàn thành nhiệm vụ của mình trong tương quan so sánh với các bộ, ngành hoặc địa phương khác về công tác kiểm soát TTHC và những ưu, nhược điểm của mình, từ đó, có giải pháp đẩy mạnh công tác này.

Phiếu khảo sát – công cụ đắc lực đánh giá mức độ hài lòng của người dân

Với khả năng tùy biến cao, Hệ thống được thiết kế cho phép tạo ra các mẫu phiếu khảo sát điện tử và tự động tổng hợp, biểu diễn kết quả dưới nhiều hình thức sinh động khác nhau theo yêu cầu. Ngoài ra, song song với việc tự động tổng hợp các Phiếu khảo sát điện tử, Hệ thống cũng cho phép nhập kết quả khảo sát từ bàn  phím đối với những Phiếu khảo sát giấy hoặc hình thức khác. Việc sử dụng chức năng này của Hệ thống sẽ cung cấp cho các đơn vị kiểm soát TTHC một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc khảo sát ý kiến của người dân về các khó khăn, vướng mắc trong việc thực hiện các quy định TTHC hoặc đánh giá mức độ hài lòng của người dân theo từng chuyên đề…  Qua đó, các đơn vị kiểm soát TTHC có cơ sở để rà soát, đánh giá, đề xuất các sáng kiến cải cách, đơn giản hóa TTHC.

Phát biểu tại Hội nghị, ông Ngô Hải Phan cho biết, để tiếp tục hoàn thiện Hệ thống này, Bộ Tư pháp đã có kế hoạch mở rộng hệ thống báo cáo trực tuyến về tình hình thực hiện kiểm soát TTHC kết nối tới cấp huyện, xã; xây dựng các bảng đánh giá tác động, tính toán chi phí tuân thủ trực tuyến và mẫu Quyết định công bố TTHC điện tử tích hợp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC kết nối tới các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Bộ, ngành hoặc các Sở, ngành, đơn vị thuộc UBND cấp tỉnh … Sau khi hoàn thành việc mở rộng các chức năng, hầu hết các hoạt động nghiệp vụ kiểm soát TTHC sẽ được tin học hóa hoàn toàn, giúp giảm tải đáng kể cho đội ngũ làm công tác kiểm soát TTHC và góp phần nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng yêu cầu chỉ đạo điều hành của lãnh đạo các cơ quan hành chính nhà nước và qua đó, góp phần xây dựng nền hành chính văn minh, hiệu lực, hiệu quả, phục vụ nhân dân./.