Từ chối vì không rõ thẩm quyền

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 Nghị định số 79/CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì Phòng Tư pháp cấp huyện chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài mà không có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Thẩm quyền chứng thực đối với bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt thuộc về UBND cấp xã.

Quy định nói trên đã gây phiền hà cho người dân trước hết bởi việc phân biệt văn bản, giấy tờ bằng tiếng Việt hay bằng tiếng nước ngoài khá phức tạp. Hơn nữa, trong trường hợp khi có yêu cầu chứng thực đối với nhiều văn bản, giấy tờ (có loại bằng tiếng Việt, có loại bằng tiếng nước ngoài…) cùng một lúc, người dân sẽ vừa phải đến Phòng Tư pháp cấp huyện để yêu cầu chứng thực bản sao văn bản, giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, vừa phải đến UBND cấp xã để yêu cầu chứng thực bản sao văn bản, giấy tờ bằng tiếng Việt. 

Nghị định số 04/CP có hiệu lực từ ngày 05/3/2012 sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định 79/CP đã khắc phục tình trạng này. Phòng Tư pháp ngoài việc được quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ thì còn được chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt (việc này trước đây thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã). 

Như vậy, với quy định này, người dân khi cần chứng thực văn bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài, song ngữ thì chỉ cần đến Phòng Tư pháp mà không phải đến cả 2 nơi (Phòng Tư pháp và UBND xã) như trước kia. Khi có yêu cầu chứng thực văn bản tiếng Việt, người dân cũng được quyền lựa chọn giữa huyện và xã.

Tưởng việc phân định thẩm quyền như vậy là rõ ràng, song thực tế lại không phải như vậy. Nhiều trường hợp văn bản người dân yêu cầu hoàn toàn bằng tiếng Việt, chỉ xen một vài từ nước ngoài cũng bị xã từ chối vì họ cho rằng chứng thực văn bản này thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp. Việc này dẫn đến cảnh người dân vẫn phải chạy lòng vòng, trong khi đó hiện tượng cùng một loại giấy tờ, nơi này làm còn nơi kia lại từ chối cũng khá phổ biến.

Thể hiện đầy đủ bằng hai ngôn ngữ mới coi là văn bản song ngữ

Chính vì quy định chưa rõ nên dẫn đến thực tế là nhiều Phòng Tư pháp đang bị quá tải trong việc chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản, nhất là văn bản song ngữ. Ngày 13/6/2014 vừa qua, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực Bộ Tư pháp đã có công văn gửi Sở Tư pháp các địa phương. Văn bản này nêu rõ, theo quy định tại điểm a khoản 1 Nghị định 04/CP thì Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản song ngữ. 

Tuy nhiên, do Nghị định số 04 không quy định như thế nào được hiểu là giấy tờ, văn bản song ngữ dẫn đến cách hiểu và áp dụng không thống nhất giữa các địa phương. Năm 2012, Bộ Tư pháp đã có hướng dẫn về vấn đề này, theo đó tạm thời hướng dẫn “giấy tờ, văn bản song ngữ” là giấy tờ, văn bản được thể hiện đầy đủ bằng hai ngôn ngữ, trong đó có một ngôn ngữ là tiếng Việt.

Qua kiểm tra công tác chứng thực ở một số địa phương cho thấy hầu hết các văn bằng chứng chỉ chỉ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp có xen thêm tiếng nước ngoài cũng được địa phương cho là giấy tờ, văn bản song ngữ. Vì vậy, người dân khi đến UBND cấp xã yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản này đều bị từ chối nên phải đến Phòng Tư pháp, gây ra tình trạng quá tải.

Để giảm tải công việc cho Phòng Tư pháp và tạo thuận lợi cho dân, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị giám đốc các Sở Tư pháp có văn bản hướng dẫn, chỉ đạo đối với Phòng Tư pháp, UBND các xã theo hướng: những văn bằng chứng chỉ chỉ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp có xen thêm tiếng nước ngoài mà không thể hiện đầy đủ bằng hai ngôn ngữ thì không được coi là giấy tờ, văn bản song ngữ, khi có yêu cầu chứng thực bản sao, người dân có quyền lựa chọn chứng thực ở Phòng Tư pháp hoặc UBND cấp xã.

Còn theo tinh thần Dự thảo Nghị định cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch dự kiến trình Chính phủ tháng 9/2014 tới đây thì “giấy tờ, văn bản song ngữ” là giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận, trong đó thể hiện đầy đủ bằng hai ngôn ngữ, một ngôn ngữ là tiếng Việt, một ngôn ngữ là tiếng nước ngoài; có đóng dấu của hai cơ quan đã cấp loại giấy tờ đó.

Như vậy, trong khi chờ Nghị định mới được ban hành thì các địa phương vẫn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp. Tuy nhiên, để tránh việc “làm khó” cho dân, cần tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan tư pháp, đồng thời tổ chức các đợt tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ tư pháp cơ sở./.